Wenn der Excel-Zauberer geht

Freitag Abschiedskaffee. Montag eine Datei namens „Kopie von Prognose_final_NEU“. Und niemand, der sie versteht.

Der letzte Arbeitstag

Freitagnachmittag, Flur der Verwaltung. Blumenstrauß, Abschiedskaffee, eine Karte mit vielen Unterschriften. Nach 31 Jahren geht der Kollege in den Ruhestand. Alle wünschen ihm das Beste, und alle meinen es ehrlich.

Montagmorgen öffnet seine Nachfolgerin den Ordner Schulentwicklung. Darin: „Kopie von Prognose_final_NEU.xlsx“. Die zentrale Formel stammt von 2014. Sie verweist auf drei andere Tabellenblätter. Eines davon ist ausgeblendet.

Niemand weiß mehr genau, was sie rechnet. Aber die nächste Prognose ist in vier Monaten fällig.

Die drei Optionen der Nachfolgerin

• Die Formeln blind weiterverwenden und hoffen
• Alles neu aufbauen und Monate verlieren
• Ein externes Büro beauftragen

Alle drei sind teuer. Und alle drei wären vermeidbar gewesen.

Das ist keine Excel-Kritik. Excel kann viel. Das Problem ist die Blackbox, die entsteht, wenn Wissen in Formeln gegossen wird und die Person, die es als einzige versteht, weiterzieht.

Person oder System

Verwaltungen dokumentieren fast alles. Beschlüsse, Vorgänge, Akten. Nur die wichtigste Grundlage kommunaler Schulpolitik, die Schülerzahlenprognose, lebt oft ausschließlich im Kopf einer Person und in einer gewachsenen Datei.

Das fällt niemandem auf. Bis es auffällt. Elternzeit, Krankheit, Kündigung, Rente: Der Anlass ist egal, das Ergebnis immer gleich.

Wissen, das an einer Person hängt, ist kein Wissen der Verwaltung.

Im Ausschuss wird daraus ein konkretes Risiko. „Wie kommt diese Zahl zustande?“ ist eine legitime Frage. „Das hat der Kollege Schmidt mal so gebaut“ ist keine legitime Antwort.

Der Test für deine Verwaltung

Eine Frage genügt: Könnte eine neue Kraft eure Prognose innerhalb einer Woche nachvollziehen und selbst erstellen?

Wenn ja, haben Sie ein Prognose-System. Wenn nein, haben Sie eine Prognose-Person. Und Personen gehen.

Eine dokumentierte, nachvollziehbare Methodik überlebt jeden Personalwechsel. Jede Berechnung bleibt erklärbar, auch in fünf Jahren, auch ohne die Kollegin Schmidt.